Relatório de actividades e contas do ano de 2017
1. Introdução
2. Relatório das actividades de 2017
2.1 Organização e funcionamento
2.2 Associados
2.3 Serviços
2.4 Espaços
2.4.1 Auditório
2.5 Planeamento Estratégico
2.5.1 Simulacro de incêndio
2.5.2 Avaliação de Satisfação
2.5.2.1 Dos Utentes
2.5.2.2 Dos Parceiros
2.5.2.3 Dos Colaboradores
2.5.2.4 Dos Prestadores de Serviços
2.5.2.5 Dos Prestadores de Serviços (Clínicos)
2.5.3 Formação
2.6 Modelo de Gestão
2.7 Representação Social
3. Contas
4. Parecer do Conselho Fiscal
1. Introdução
Tal como nos anos anteriores, 2017 continuou a ser para a Associação de Socorros Mútuos Montepio Nossa Senhora da Nazaré de Torres Novas, doravante designada por Montepio, um ano de consolidação do nosso projecto.
Os nossos serviços funcionaram regularmente de acordo com as orientações mutualistas consagradas estatutariamente.
De referir, e será sempre bom lembrar, que o Montepio deixou a União das Mutualidades Portuguesas, mas passando a ser membro da RedeMut/Associação Portuguesa de Mutualidades, e onde aí se irá manter, possibilitará dessa maneira que os associados possam beneficiar das vantagens inerentes, como são as consultas médicas durante os fins-de-semana, feriados e noites, a custos reduzidos, e ainda a possibilidade de usufruírem dos serviços e cuidados das outras associações membros.
A Direcção tem procurado dar resposta às necessidades dos seus associados que se dirigem e utilizam os serviços disponibilizados pela Associação, dando continuidade ao esforço anteriormente desenvolvido no sentido de que as condições oferecidas aos associados sejam cada vez mais abrangentes.
No que respeita ao número de associados é de referir que ele tem vindo a aumentar, embora não ao ritmo que a Direcção mais gostaria contudo, o trabalho vai continuar de modo a serem atingidos os objectivos a que se propôs.
2. Relatório das actividades de 2017
Em 2017 a Associação continuou a acção de consolidação do projecto mutualista estabelecido estatutariamente e a Direcção prosseguiu essa linha de cumprimento dos objectivos definidos no plano de actividades para este ano.
Tem sido preocupação da Direcção a promoção da Associação no seio da comunidade e nesse sentido continuará a proceder aos contactos e relações institucionais que visem melhorar essa inserção e o seu reconhecimento a nível social.
2.1 Organização e funcionamento
Durante o ano de 2017, para além da manutenção normal da oferta aos nossos associados de consultas de várias especialidades médicas e de enfermagem, é de referir a colaboração de mais um clínico geral e de uma pediatra.
O total das consultas tem vindo a variar ao longo dos anos a saber:
| Consultas | 2014 | 2015 | 2016 | 2017 | Variação 2016/2017 |
| Médicas | 4708 | 4865 | 5158 | 4991 | -167 |
| Enfermagem | 249 | 277 | 203 | 315 | +112 |
| Total | 4957 | 5142 | 5361 | 5306 | -55 |
Quadro 1 – Resultado da evolução das consultas
No ano de 2017 as consultas por cada uma das especialidades médicas e as de enfermagem ficaram assim distribuídas:
| Ano 2017 | Total |
| Clínica Geral | 1166 |
| Dermatologia | 86 |
| Enfermagem | 315 |
| Fisioterapia | 4 |
| Gastroenterologia (Dr. Vaz Teixeira) | 22 |
| Gastroenterologia (Dr. Pedro Figueiredo) Exames particulares/Consultas | 269 |
| Exames do SNS | 1278 |
| Ginecologia | 350 |
| Registos de Obstetrícia | 21 |
| Medicina Dentária | 293 |
| Neurologia | 58 |
| Neuropsicologia | 9 |
| Nutrição | 7 |
| Nutrição Clínica | 2 |
| Oftalmologia | 74 |
| Ortopedia | 40 |
| Otorrino | 82 |
| Pediatria | 7 |
| Pneumologia | 5 |
| Psicologia Educacional | 16 |
| Psiquiatria | 7 |
| Receitas | 948 |
| Reumatologia | 100 |
| Terapia da Fala | 113 |
| Urologia | 34 |
| TOTAL | 5306 |
Quadro 2 – Total dos actos médicos em 2017
2.2 Associados
No final do ano de 2017 o número de associados efectivos atingiu o número de 1473.
Tendo em consideração que no final do ano de 2015 o número de associados era de 1391 e que no final de 2016 se atingiu o número de 1462, verifica-se assim, uma subida do número de associados que permite, se o crescimento se mantiver nos anos vindouros, acreditar na viabilidade da nossa Associação.
| Situação | Mês/Ano | Apurados | Variação |
| Existiam | Dez 2016 | 1462 | |
| Entradas | 2017 | 83 (a) | |
| Falecimentos | 2017 | 31 | |
| Desistências | 2017 | 28 | |
| Mudança de residência | 2017 | 13 | |
| Efectivos | Dez 2017 | 1473 | + 11 |
Quadro 3 – Resultado da situação dos Associados em 2017
(a) – Considerando as desistências por opção do associado o saldo de 2017 foi de 55 novos associados.
| Anos | Cobrança Potencial | Cobrança Recebida | Cobrança por receber |
| Anteriores a 2017 | 4 402€ | —– | —– |
| 2017 | 33 072€ (b) | —– | —– |
| Total | 37 474€ | 26 680€ (71,20%) | 10 794€ (28,80%) |
Quadro 4 – Resultados da cobrança de quotas
(b) – Esta verba respeita aos 1378 associados efectivos, estando excluídos os 95 associados menores de 15 anos.
A expectativa do resultado da cobrança da quotização no início de 2017 era de 37 474€, tendo-se verificado no final do exercício uma concretização de 71,20%, a que corresponde o valor de 26 680€.
2.3 Serviços
Tal como já afirmado anteriormente, além do número de médicos contratados ter aumentado o número de consultas teve uma ligeira diminuição relativamente ao ano anterior, (5361 em 2016 para 5306 em 2017).
2.4 Espaços
Relativamente aos espaços constitutivos da sede da Associação de Socorros Mútuos Montepio Nossa Senhora da Nazaré de Torres Novas, não existiram alterações dignas de realce. Apenas o Auditório.
2.4.1 Auditório
Neste ano de 2017 comemorou-se o 155º aniversário do Montepio e foi decidido atribuir o nome do Dr. Carlos Trincão Marques ao auditório da sede da nossa associação.
Por tradição este é um dia em que são homenageados alguns sócios. Este ano foi decidido que o Dr. Carlos Trincão Marques merecia uma distinção diferente de todos os outros pelos mais de 30 anos de dedicação à Instituição. É uma pessoa que se distinguiu de outras pela sua dedicação não só ao Montepio como também a Torres Novas, o que lhe dá um lugar especial na história da cidade.
Tratou-se de uma homenagem simples embora o trabalho de Carlos Trincão Marques não tenha sido simples ao longo dos anos. “Ele pegou no Montepio moribundo e com a ajuda de outros transformou-o no que é hoje.” Na cerimónia estiveram, para além de inúmeros associados e convidados, esteve presente o presidente da câmara municipal de Torres Novas e Pedro Bleck Silva da RedeMut (Associação Portuguesa de Mutualidades) que informou da decisão recente da RedeMut ter atribuído ao homenageado o título de sócio honorário.
2.5 Planeamento Estratégico
No sentido de cumprir o estabelecido no Plano Estratégico é objectivo para 2018 que a Associação tenha estabilizado a sua estrutura funcional e implementada a sua certificação no âmbito do SGQ.
Foram conseguidos todos os objectivos propostos para o ano de 2017.
2.5.1 Simulacro de incêndio
O plano de emergência interno da Associação de Socorros Mútuos Montepio Nossa Senhora da Nazaré de Torres Novas foi testado no dia 17 de Novembro, com a simulação de um incêndio no piso 2, provocado por um curto-circuito num dos equipamentos, do qual teria resultado uma vítima.
Este exercício, que contou com a participação da Polícia de Segurança Pública, dos Bombeiros Voluntários Torrejanos e do Serviço Municipal de Protecção Civil de Torres Novas, testou a eficácia do plano de emergência interno e ensaiou a resposta em termos de reacção e rapidez dos ocupantes do edifício perante a situação de emergência com a utilização dos meios de primeira intervenção, procedimentos de alarme, alerta e a evacuação total do edifício.
Permitiu ainda testar a adequabilidade dos meios e infra-estruturas existentes, nomeadamente canais de alarme e comunicação, a adequação dos meios de intervenção e possibilitou que as entidades envolvidas conhecessem o edifício e a actividade da associação.
Este exercício de simulacro foi experienciado pelos seus envolvidos como um momento de formação e uma oportunidade de verificação e melhoria dos processos e circuitos idealizados, tendo tido um balanço considerado bastante positivo e que a Direcção da Associação espera que sirva de exemplo para outras entidades, porque a segurança começa na “prevenção”.
Neste exercício, foi detectado que o elevador, no caso de corte geral de energia, não descia ao piso 0 e não abria a porta para que eventuais utilizadores pudessem sair em segurança.
Contactada a empresa que faz a manutenção do elevador, a mesma informou-nos que na altura em que o elevador foi montado o sistema não era usual. Mesmo assim a Direcção optou por mandar instalar tal sistema que está a funcionar em pleno. É certo que tal alteração custou algumas centenas de euros, mas ficamos todos mais descansados com a segurança dos utilizadores.
2.5.2 Avaliação de Satisfação
Os inquéritos de avaliação de satisfação tiveram por destinatários os nossos clientes/associados, os nossos parceiros e as nossas colaboradoras, dos prestadores de serviços e dos prestadores de serviços (clínicos).
Foram positivos os resultados obtidos em cada um dos vários conjuntos avaliados.
2.5.2.1 Dos Cientes/Associados
Consideram-se muito positivos os resultados obtidos, em que o muito bom teve uma percentagem de cerca de 60% seguido do bom com uma percentagem de 35%, totalizando estes dois graus de satisfação um percentual de 95% da amostra.
Na restante percentagem situam-se os graus de satisfação suficiente e fraco.
No que concerne às sugestões obtivemos a sugestão para que a porta de entrada esteja aberta e a recepcionista se encontre a tempo inteiro no rés-do-chão.
Contudo a existência de apenas 3 funcionárias não permite, por vezes, que uma delas permaneça a tempo inteiro no rés-do-chão.
Finalmente um dos utentes elogiou o atendimento no Montepio desejando que se mantenha a qualidade do atendimento, incluindo os profissionais clínicos e não clínicos.
2.5.2.2 Dos Parceiros
O questionário de avaliação do grau de satisfação dos parceiros foi aplicado inicialmente em suporte digital. Tendo sida fraca a recepção, foi aplicado o suporte de papel.
Da análise efectuada verificou-se que o grau de satisfação de satisfeito ocupa o percentual de cerca de 71.
Como as questões colocadas se situavam, fundamentalmente, no âmbito da divulgação e consequentes interligações com as restantes, a conclusão foi a necessidade de se efectuar uma maior divulgação das parcerias.
2.5.2.3 Dos Colaboradores
O inquérito de avaliação do grau de satisfação dos colaboradores foi elaborado com itens relacionados com as condições do exercício de funções na Associação, e realizado no mês de Março de 2017.
Tendo em conta o questionário verifica-se uma avaliação global de satisfeito.
Contudo encontram-se menos satisfeitos nos itens, Oportunidade para a progressão na carreira, acompanhamento por parte da direcção/superior hierárquico, reconhecimento do empenho e dedicação, vencimento, horário de trabalho e justiça nas oportunidades de promoção.
2.5.2.4 Dos Prestadores de Serviços
Da análise dos prestadores de serviços, fornecedores externos concluiu-se que o valor mais baixo foi atribuído à empresa que faz a manutenção do ar condicionado. Esta pontuação resulta do facto de aquando da última manutenção, um dos gabinetes se encontrar ocupado e não ter sido realizada a referida manutenção. É de salientar que à nossa solicitação de aviso prévio aquando da vinda, a empresa não o fez.
No que concerne à avaliação dos serviços técnicos, os valores diferem principalmente devido à disponibilidade em tempo útil para a assistência solicitada.
Na parte dos prestadores de serviços dos fornecedores (na aquisição e entrega de material) obtiveram a classificação de muito bom.
2.5.2.5 Dos Prestadores de Serviços (Clínicos)
Da avaliação dos prestadores de serviços clínicos resultou a classificação de Muito Bom.
A oscilação dos pontos de avaliação reflecte-se essencialmente ao critério de avaliação da pontualidade.
Dos 28 profissionais de saúde (Médicos, Técnicos e Enfermeiros) que prestaram serviço no ano de 2017, 8 deles não cumpriram o horário de acordo com os critérios estabelecidos.
2.5.3 Formação
O plano de formação que teve como base as necessidades detectadas foi cumprido. Assim realizaram-se as seguintes formações com a participação de todas as funcionárias:
– Segurança Contra Incêndios em Edifícios com a duração de 8h e a realização de um simulacro;
– Técnicas de Secretariado – A Comunicação e Informação com 27h.
Para o elemento responsável pela qualidade para além da frequência nas formações anteriores concluiu com 25h a formação em Auditorias Internas da Qualidade conjuntamente com um elemento da Direcção.
2.6 Modelo de Gestão
O modelo de gestão assenta fundamentalmente na preocupação em melhorar o grau de satisfação dos associados com recurso, se necessário, à realização de novo questionário junto dos mesmos.
Em paralelo e concorrente com a preocupação anterior, a Direcção irá continuar a promover a realização de acções de formação aos colaboradores, de acordo com a lei e as necessidades da Associação.
Foi realizado a solicitação do acordo junto da Administração Regional de Saúde (ARS) de Lisboa e Vale do Tejo no sentido de ser possível a emissão de requisições de exames auxiliares de diagnóstico através do Serviço Nacional de Saúde (SNS). Ainda dentro da prossecução do mesmo objectivo, foi enviada carta institucional para a RedeMut a fim da realização duma candidatura conjunta para o mesmo fim.
2.7 Representação Social
Com vista a aumentar o nível de conhecimento da Associação no seio da comunidade e no sentido da angariação de novos associados a Direcção esteve atenta à realização de eventos.
Foi efectuada a distribuição de folhetos informativos sobre a Associação do Montepio (Serviços clínicos e acordos de colaboração) na Feira Social realizada em Março de 2017 e divulgação da Associação junto da coletividade Moto clube “Os Marzias” em Parceiros de Igreja no mês de Dezembro.
A direcção participou na conferência sobre o Mutualismo realizada em Abrantes em Abril de 2017, como também participou nas Assembleias Gerais da RedeMut, em Lisboa a 17 de Janeiro, no Porto a 11 de Fevereiro, em Lisboa a 24 de Fevereiro e em Silves a 11 de Março, onde em todas elas o nosso representante foi o suplente da Mesa da Assembleia Geral, Senhor António José da Silva. Também a nossa associação esteve representada na A.G. da RedeMut em Lisboa no dia 27 de Maio pelo Vice-Presidente, onde foi atribuída a distinção de Associado Honorário ao nosso anterior Presidente Dr. Carlos Trincão Marques. A terminar esta relação de representações junto das A.G’s da RedeMut, a nossa representação foi assegurada pelo suplente da Mesa da A.G., Senhor António José da Silva no dia 25 de Novembro em Vila Nova de Gaia.
No desenvolvimento de contactos institucionais, foi efectuada em Janeiro reunião com a União das Freguesias de Santa Maria, Salvador e Santiago e União das Freguesias de São Pedro, Lapas e Ribeira Branca. Reunião com o presidente da Câmara Municipal de Torres Novas em Abril.
No sentido de potenciar a Associação e a sociedade, para além de utilizarmos o nosso site e a nossa página do Facebook, efetuámos anúncios junto dos órgãos de informação locais:
– Reportagem sobre o aniversário a 30.05.2017;
– Anúncio colocado no mês de Junho no Jornal “O Mirante”;
– Notícia no jornal “O Almonda” sobre o simulacro realizado a 17.11.2017;
– Publicação das Boas Festas nos jornais “O Almonda” e “Torrejano” no mês de Dezembro.
3. Contas
O resultado da exploração, antes das depreciações, neste ano foi de -7.283,77 €.
Considerado o valor dos valores das depreciações/amortizações de 13.986,09 € e considerando o valor de 15,12 € de juros e rendimentos similares obtidos, resultou um saldo contabilístico negativo de 21.254,74 €, como se pode verificar no anexo do relatório de actividades e contas.
Tendo em atenção a diminuição das rendas das lojas, diminuição essa num montante de 4.057,20 €, que influenciaram negativamente os resultados de 2017.
Contudo se não tivesse havido essa descida, o valor das rendas seria menor ou mesmo nulo, pela possibilidade anunciada da saída dos inquilinos.
Assim a direcção propõe que os Resultados Líquidos do exercício de 2017, no montante de 21.254,74 €, sejam anulados por transferência de igual valor do Fundo de Reserva Geral.
4. Parecer do Conselho Fiscal
Neste ponto e tal como é estabelecido nos Estatutos da Associação, inclui-se o “Parecer do Conselho Fiscal”, onde este dá a sua opinião sobre os propósitos anunciados pela Direcção da Associação, para atingir os objectivos a que se propõe em 2018.
Torres Novas, 16 de Março de 2018